Les enjeux clés d’une gouvernance SharePoint efficace

SharePoint est un outil central pour la collaboration et le partage d’informations dans de nombreuses organisations. Cependant, sans une gouvernance rigoureuse, sa puissance peut rapidement se transformer en source de complexité, de risques et d’inefficacité.

1. Prolifération désorganisée des sites

Conséquences :La création anarchique de sites entraîne une multiplication des espaces redondants ou inutilisés, rendant la navigation confuse pour les utilisateurs. Les équipes perdent du temps à chercher des documents ou des informations, ce qui diminue la productivité globale. Cette désorganisation freine aussi l’adoption et peut mener à une duplication des efforts.

2. Gestion des accès non maîtrisée

Conséquences :Des droits mal configurés exposent les données sensibles à des accès non autorisés, pouvant conduire à des fuites d’informations stratégiques ou confidentielles. À l’inverse, un accès trop restreint bloque la collaboration et ralentit les processus métiers. Sans suivi, l’audit des accès devient difficile, augmentant les risques de non-conformité face aux exigences réglementaires comme la loi 25 ou le RGPD.

3. Multiplication des documents et doublons

Conséquences :La présence de plusieurs versions d’un même document dans différents emplacements crée de la confusion et des erreurs. Les utilisateurs risquent de travailler sur des documents obsolètes, ce qui impacte la qualité des livrables. De plus, l’espace de stockage est consommé inutilement, générant des coûts supplémentaires.

4. Absence de cycle de vie documentaire

Conséquences :Sans politique d’archivage, de conservation et de suppression, les bibliothèques SharePoint s’encombrent de fichiers anciens et inutiles. Cela complique la recherche et le tri des documents pertinents et peut provoquer des infractions aux règles de conformité et aux audits de sécurité.

5. Manque de visibilité et de suivi

Conséquences :L’absence d’indicateurs et de rapports sur l’usage des sites et documents empêche les responsables IT de détecter les usages inefficaces ou les risques potentiels. Cette opacité rend difficile la prise de décisions éclairées pour améliorer la plateforme et optimiser les ressources.

Conclusion

Le manque de gouvernance SharePoint ne se limite pas à des désagréments organisationnels : il expose aussi l’entreprise à des risques financiers, légaux et opérationnels importants. Pour maximiser la valeur de SharePoint, il est indispensable de mettre en place une gestion structurée, sécurisée et orientée vers la performance.